フリーランスの経理のコツ・現金は使わない、現金勘定も使わない

今お財布に現金がいくら入っているか正確にわかりますか?
恐らくわかる方の方が少ないと思います。

しかし商売を始め、商売用の現金を扱うようになったらその商売用の現金の残高は常に把握しなければなりません。

銀行預金は常に残高がはっきりしていて、通帳を確認すれば履歴の確認も簡単です。
それが現金については誰も記録をくれませんから自分で記録をつけるしかありません。

フリーランスも一商売人ですから商売用の現金、例えば文具を買うだとか、交際費を支払だとか、それ用の現金をもったとしたらその記録を正確につけつづける必要があります。

これってかなり大変です。

そのため、現金商売ではない方については現金勘定は使わない、そしてなるべく現金は使わない、ということをおすすめしています。

まず現金は極力使わない

まず現金は極力使わない体制を整えましょう。

経費の支払いは振込、引き落とし、クレジットカードにまとめます。

色々とお得なキャッシュレス決済がありますが、そこはぐっと我慢して事業用の支払はなるべく一つのクレジットカードにまとめます。

経理を簡単にする、が目的ですから。
お得なキャッシュレスはプライベートでしっかり使うようにしましょう。

支払方法を少なくまとめておけば、それだけチェック、入力すれば経費は集計できるようになります。

これは経理が簡単になるだけではなく経費の計上漏れを防ぐ効果もあります。

振込、引き落としは当然通帳を記帳していけば経費の計上漏れはありえません。

クレジットカードについても明細をおっていけば計上漏れはありえません。

現金をつかっている場合、案外あるのが何に使ったのかわからない、ということです。

身に覚えのある方も多いのでは。

そういったことを防ぎ、もれなく経費を計上するためにも支払には現金を使わない、をできるだけ実践しましょう。

現金を使っても現金勘定は使わない

そうはいっても現金を使う場面はでてきます。

そういった場合はどう経理すればいいのか。

現金で支払ったんだから現金で経理だ、とされている方が多いかと思いますが、現金で経理する場合にはどうしてもその現金の残高まで管理する必要がでてきます。

フリーランスの方の帳簿をみると、残高を管理せずに現金でどんどん入力した結果、年末に現金がマイナスになってしまっていることや、現金が何百万円も手元にあることになってしまっていることがあります。

現金がマイナスなんてありえないですね。
手元に数百万円の現金をもったままにしていることもあまりないでしょう。

じゃあどうしたら、ですが現金ではなく事業主貸、事業主借という勘定科目をつかいます。

現金はプライベートのものだけと考えて、現金で経費を支払ったときは事業主から借りて支払った、現金で売上を回収したときは事業主に貸した、と経理していくわけです。

事業主貸は事業主(自分)に貸している状態ととりあえず考えてもらえばいいです。
例えば売り上げを現金で回収した場合
 事業主貸 100 / 売上 100
と経理します。
売上100を現金で回収してすぐに事業主(自分)に貸したという流れです。

事業主借は逆に借りた、と考えてもらえれば。
例えば経費を現金で支払った場合
 経費 100 / 事業主借 100
と経理します。

この経理方法であれば現金勘定を使うことがなく、現金の残高を管理する必要もありません。

経理、という面だけみればかなり楽になるはずです。

現金商売の方は、現金の管理は必須

経理を楽にするために現金残高は管理しない、と書いてきましたが現金商売の方は別です。

飲食店や小売店のように現金で売り上げをいただくことが多い方は現金の残高管理は必須です。

毎日の現金売上がちゃんと管理されているかどうか、が税務調査がきたときに一番の問題となりますから。

売上現金の管理は必須です。
ですが、そこはしっかり管理した上で、経費支払用のお財布と売上現金はしっかり分ける。
なるべく支払には現金を使わない。
これを徹底すればだいぶ経理は楽になるはずです。

まとめ

いや現金残高しっかり管理できるから、という方は現金勘定を使っていただいて大丈夫です。
むしろその方が正統です。

ただ、それでもなるべく現金は使わない、というようにしていただいた方が管理は楽でしょう。

本業に集中するためにも経理はなるべく楽にできるように。
そのためには楽になるような仕組みづくりが大切です。

ちゃんとできているか自身がないな、という場合には早めに税理士に相談しましょう。

私の場合、仕組み作りからご相談にのらせていただきます。

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