経理効率化・理想はフル連動だけど・・まずデータ入力は一度ですませることから

今どき経理の理想といえば、クラウドで念じれば決算書ができあがる、というイメージではないでしょうか。

ちょっと行きすぎなイメージですし現実はそんなに甘くはないですが事前準備さえきちんと行えばそれに近いことができるようにはなってきています。
事前準備がまだまだ大変なわけですが。

ただ、ここに辿り着こうと思うとお付き合いする銀行、決済方法、請求書作成ソフト等々まで全てその理想に対応可能なシステムへと変更することが必要です。

10年後に残っているシステムはだいたいがその理想に対応可能となっている、といいいなと思います。
ですが現状ではまだまだ対応していない、できないサービスのほうが多いです。

今から事業を始める、という方には特にこだわりが無ければ対応システムをご案内します。
が、もう事業をやっている場合にはなかなかシステム変更は難しいです。
もちろん徐々に理想に近づけていっていただきたいとは思いますが、経理手間だけを考えてサービス選択をするわけでもないですし。

まずはデータで管理する、という思考から

すぐにシステム変更は難しいけど小売化したいという場合、手書きはやめて全てデータで管理、そしてデータ入力は一度のみ、と決めてしまうことをおすすめてしています。

当たり前、と思われる方にとっては当然のことなのですが税理士業界というか中小企業ではまだまだ当たり前ではないなぁ、と。

税理士業界でいえば、
 手書きの帳簿をお預かりしてデータ入力、ということもまだまだあります。
 Excelで作成された帳簿をfaxで受け取って入力、という冗談のようなことも。
こういう例はだいぶなくなったとは思いますがまだあるのが現状です。

ここまで極端な例でなかったとしても、まだ手書きの書類が残っている、という場合にはまず手書きをやめることから。
手書きをやめる際に連動が簡単なシステムを導入できれば一番です。

それが難しい場合にはデータを手入力、ということになりますが手入力は一番手間がかかってミスが発生しやすい作業です。
これも一度ですませるようにしましょう。

データの作成は専用ソフトが必要、と思われるかもですがデータであればExcelでも大丈夫です。
Excelで帳簿をつくっているのであればそのExcelデータをデータとして活用しましょう。

入力された結果を印刷して利用、ではなくデータとして扱う。
そうすれば、そのデータを会計ソフト等他のでも利用する、そういうことが可能です。

データとして数字が残っていればそのままは会計ソフト等に取り込めなくてもExcel関数等で取り込み可能な形式に変換は可能です。
まずはそういったことを検討してデータを活用していきましょう。
そうすればミスも手間も減らすことが可能です。

手書き、手入力、人間が手を動かすとどうしてもミスが起こります。
どんなベテランでも100件、1,000件と入力していくとミスをゼロにはできません。
まして同じデータを二度三度と入力するのであればミスの確率も2倍、3倍です。
人の手が必要な入力作業自体をなくすのが理想、ではありますがまずはその回数を極力減らすことからはじめましょう。

そのためにはデータ入力は一度だけ。
同じ数字はそのデータを使い回す、ということが必要です。

DXはまだ早い、よくわからんという人にも

今年はいたるところでDX、デジタルトランスフォーメーションという単語をききました。
ただ経理だけでみても、クラウド会計を導入すれば解決、という簡単な話でもないです。

クラウド会計はデータを吸い上げることは得意ですがそのデータ作成まではやってくれません。
データ管理やクラウド会計との連動に適したシステムまるごと入れ替える、ということができればいいですがそうもいかない、というのが大多数ではないかと。

10年先、20年先には今で言うDXなんて当たり前となっているはずですが今一気にそこに行けなくても大丈夫です。

システム変更まですぐにはできなくてもできる限りデータを活かす等して徐々に対応していきましょう。

DX〜とうたっている記事をみるとハードルが高そうにみえます。
ITに少しでも苦手意識のある方には相当難しそうにうつるのではないかと。
ただ実際にはそんなに難しいことではありません。

今すぐ全て変えてDX時代に対応だ、という方のお手伝いももちろんいたします。
が、すぐに大きくは変えられないけど変えていきたい、という方も大歓迎です。
一緒に効率化すすめていきましょう。

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